Mendrix Add-On: externe chauffeurs informeren over transporten

Een transportbedrijf staat voor de uitdaging om de communicatie en takenregistratie voor externe chauffeurs te stroomlijnen.

De externe chauffeurs toegang geven tot hun TMS (Mendrix) is geen optie, omdat deze externen niet in diverse systemen willen werken. Daarnaast kosten extra users ook extra geld, wat voor eenmalige activiteiten zonloos is.

Ze begrijpen dat een directe en eenvoudige manier om taken toe te wijzen en af te laten beheren cruciaal is om de operationele efficiëntie onder controle te houden. Daarom hebben ze besloten een extensie te ontwikkelen voor hun Transport Management System (TMS) waarmee externe chauffeurs direct op de hoogte worden gebracht van hun taken en zelf eenvoudig taken kunnen registreren zonder gedoe met ingewikkelde inlogprocedures.

Doel

1. Real-time communicatie: Het bedrijf wil een systeem implementeren waarmee externe chauffeurs direct op de hoogte worden gebracht van hun taken via hun mobiele apparaten.
2. Eenvoudige takenregistratie: Chauffeurs moeten in staat zijn om taken eenvoudig te registreren en bij te werken, inclusief het aftekenen van leveringen en het retourneren van het CMR-document, zonder ingewikkelde inlogprocedures.
3. Verhoogde operationele efficiëntie: Door de takenregistratie te stroomlijnen, streeft het bedrijf naar een verbeterde operationele efficiëntie en nauwkeurige tracking van transportopdrachten.
4. Volledige integratie met het eigen TMS alsof de externe chauffeur hier zelf zijn gegevens update.

Oplossing

Het bedrijf heeft een extensie ontwikkeld voor hun bestaande TMS, waarmee externe chauffeurs direct kunnen communiceren en taken kunnen registreren. Hier is hoe het werkt:

1. Takenmelding via mobiele telefoon: Externe chauffeurs ontvangen automatisch meldingen op hun mobiele apparaten (via email of whatsapp) zodra er nieuwe taken beschikbaar zijn. Deze meldingen bevatten alle benodigde details, zoals afhaal- en afleverlocaties, leveringsinstructies en vereiste documenten.
2. Eenvoudige Taakregistratie: Chauffeurs kunnen de ontvangen taken eenvoudig bekijken en afhandelen via de mobiele app, zonder dat ze hoeven in te loggen op een apart systeem. Ze kunnen taken aftekenen als voltooid zodra ze zijn afgeleverd, inclusief het invullen en retourneren van het CMR-document.
3. Real-time Statusupdates: Zodra een taak is afgerond, wordt de status automatisch bijgewerkt in het TMS, waardoor het interne logistieke team real-time inzicht heeft in de voortgang van transportopdrachten.
4. Alerts bij vertraging: Als een status niet op tijd wordt bijgewerkt wordt een reminder gestuurd, met de vraag de ETA aan te passen, zodat de keten weer correct geïnformeerd is.

Resultaat

Dankzij de TMS-extensie kunnen externe chauffeurs direct worden geïnformeerd over hun taken en taken eenvoudig registreren zonder ingewikkelde inlogprocedures.

Dit leidt tot een verbeterde operationele efficiëntie, nauwkeurige tracking van transportopdrachten en een soepelere communicatie tussen interne en externe teams.

Door de takenregistratie te stroomlijnen, kan het bedrijf zijn logistieke processen optimaliseren en een hoog niveau van klantenservice handhaven.