Achtergrond: Een organisatie die evenementen organiseert met behulp van vrijwilligers heeft behoefte aan een geïntegreerde oplossing om het proces van werving, planning en beheer van vrijwilligers te verbeteren. Ze willen een app en backend-platform ontwikkelen dat hen in staat stelt om vrijwilligers efficiënt te plannen, beheren en accrediteren voor toegang tot verschillende omgevingen op het evenement.
Doelstellingen:
- Efficiënte Planning: De organisatie wil een systeem hebben waarmee ze vrijwilligers gemakkelijk kunnen plannen en toewijzen aan specifieke taken en shifts op het evenement.
- Accreditatiefunctionaliteit: Het is belangrijk om een functie te hebben waarmee vrijwilligers kunnen worden geaccrediteerd en toegang kunnen krijgen tot verschillende gebieden op het evenement.
- Beheer van Vrijwilligers: Het systeem moet een centrale plaats bieden waar het management vrijwilligers kan beheren, inclusief contactgegevens, beschikbaarheid en toegewezen taken.
Oplossing: De organisatie heeft een uitgebreide app en backend-platform ontwikkeld dat voldoet aan hun behoeften en doelstellingen:
- Vrijwilligersplanning:
- Via de backend kunnen organisatoren gemakkelijk planningen maken en vrijwilligers toewijzen aan specifieke taken en shifts op het evenement, rekening houdend met beschikbaarheid en vaardigheden.
- Accreditatiefunctie:
- De app bevat een accreditatiefunctie waarmee vrijwilligers kunnen worden geaccrediteerd voor toegang tot verschillende gebieden op het evenement, zoals backstage, VIP-ruimtes, enzovoort.
- Organisatoren kunnen de accreditatie van vrijwilligers beheren en bijwerken vanuit de backend.
- Beheer van Vrijwilligers:
- In de backend kunnen organisatoren een overzicht krijgen van alle vrijwilligers, inclusief contactgegevens, beschikbaarheid en toegewezen taken.
- Het management kan eenvoudig communiceren met vrijwilligers en eventuele wijzigingen in planningen doorvoeren via de app.
Resultaten: Dankzij de ontwikkeling van de app en backend-platform kan de organisatie het proces van werving, planning en beheer van vrijwilligers aanzienlijk verbeteren. Het plannen en beheren van vrijwilligers verloopt nu efficiënter en nauwkeuriger, wat resulteert in een soepeler verloop van evenementen. Door de accreditatiefunctie kunnen vrijwilligers gemakkelijk en veilig toegang krijgen tot relevante gebieden op het evenement, wat de veiligheid en efficiëntie verder verbetert.